Inzage geven in je agenda: zo doe je dat
Door het nieuwe werken wordt het steeds belangrijker om van elkaar te weten of je beschikbaar bent en waar je je bevindt. Door je Outlook-agenda open te stellen voor de rest van de organisatie, kunnen anderen meteen zien of je beschikbaar bent, of dat je in overleg zit en waar. Met een paar klikken op de knop regel je dit simpel. Privéafspraken scherm je eenvoudig af.
Planningsassistent
Als je een nieuwe afspraak wilt maken met één of meerdere collega’s, kun je in Outlook de planningsassistent gebruiken. Daarin zie je in één oogopslag de agenda’s van alle deelnemers die je uitnodigt. Deze optie werkt echter alleen goed als iedereen zijn of haar digitale agenda goed en helder invult. Zie daarvoor onderstaande tips.
Instellen
Met deze stappen zorg je ervoor dat je collega’s in de je Outlook-agenda kunnen kijken. Ze zien of je beschikbaar bent, en wat het onderwerp en de locatie van je afspraak is.
- Klik op het tabblad Bestand
- Klik op Opties
- Kies in de linkerkolom Agenda
- Klik onder Agenda-opties op de knop Opties voor beschikbaarheidsinfo
- Kies onder Lezen voor de optie Beschikbaarheidsinfo, onderwerp, locatie
- Klik op OK
Aanwezig, afwezig of bezet
Bij elke afspraak die je maakt, kun je eenvoudig aangeven of je beschikbaar, bezet of afwezig bent. Open een afspraak en klik in het bovenmenu op het rolmenu bij ‘Weergeven als’. Je kunt kiezen voor:
- Vrij: deze optie geeft aan dat je wel iets in je agenda hebt staan, maar dat je toch beschikbaar bent. Handig als je bijvoorbeeld een reminder of notitie in je agenda wilt zetten, zonder dat je bezet bent.
- Voorlopig bezet: als je alvast wat data vastlegt, maar nog niet zeker weet of deze doorgaat. Het item wordt in je agenda weergegeven met een blauwwit-gestreepte balk, ook standaard als je een afspraak nog niet of voorlopig hebt geaccepteerd
- Bezet: deze optie geeft aan dat je bezet bent en dus niet gestoord kunt worden. Het item wordt aangegeven met een blauwe balk. Dit is de standaardkleur bij door jou gemaakte of bevestigde afspraken.
- Niet aanwezig: deze optie geeft aan dat je er niet bent, bijvoorbeeld bij een privé-aspraak of verlof. De balk van het item is paars.
Prive-items
Soms wil je een prive-afspraak wel in je zakelijke agenda zetten, zonder dat de rest van de organisatie de inhoud ervan kan lezen. Dat regel je eenvoudig door in het agenda-item de optie Persoonlijk aan te zetten, herkenbaar aan het gele hangslotje. Geef deze items dan altijd weer als Niet aanwezig (zie hierboven).